Tìm hiểu chính sách tự động hủy đơn hàng của TikTok Shop: Cẩm nang cho người bán

TikTok Shop không chỉ là nơi kết nối người bán và người mua mà còn là nền tảng cam kết bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Với việc chính thức điều chỉnh quy định về tự động hủy đơn hàng, TikTok Shop đã giảm thời gian tự động hủy từ 15 ngày xuống còn 6 ngày đối với các đơn hàng gửi muộn. Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn cho các nhà cung cấp trong việc đảm bảo giao hàng đúng hạn và chất lượng sản phẩm.

Khi tham gia vào TikTok Shop, các nhà cung cấp cần nắm rõ các chính sách và quy định liên quan để không bị mất quyền lợi và tránh tình trạng tự động hủy đơn hàng. Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết về cơ chế hoạt động của chính sách này cũng như cách thức để người bán có thể tối ưu hóa quy trình giao hàng.

Chính sách tự động hủy đơn hàng là gì?

Chức năng tự động hủy trên TikTok Shop được thiết kế nhằm bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. Khi một nhà cung cấp chậm trễ trong việc giao hàng, đơn hàng đó sẽ tự động bị hủy và số tiền sẽ được hoàn lại cho người mua. Theo thông báo, chính sách này đã có hiệu lực từ ngày 19 tháng 12 năm 2022, nhằm đảm bảo tất cả bên liên quan đều nhận thức rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ khi tham gia vào nền tảng này.

Khi nào đơn hàng sẽ bị tự động hủy?

Đơn hàng sẽ tự động hủy dựa vào loại hình đơn hàng và thời gian xử lý theo các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (Service Level Agreement – SLA) mà TikTok Shop đề ra. Cụ thể:

• Đối với đơn hàng tiêu chuẩn: Nhà cung cấp phải hoàn tất xử lý đơn hàng trong vòng hai ngày làm việc.
• Đối với đơn đặt trước: Thời gian xử lý dài hơn hai ngày so với nội dung trong SLA và chỉ áp dụng cho những người bán được mời.

Cần lưu ý rằng “ngày làm việc” tính từ thứ hai đến thứ bảy, và các ngày chủ nhật cùng lễ quốc gia không được tính là ngày làm việc.

Định nghĩa về “Ngày làm việc” tại các quốc gia

TikTok Shop có quy định cụ thể về ngày làm việc tại từng quốc gia như sau:

• Singapore (SG), Malaysia (MY), Indonesia (ID): Ngày làm việc là từ thứ hai đến thứ sáu.
• Việt Nam (VN), Philippines (PH): Ngày làm việc được tính từ thứ hai đến thứ bảy.

Các điều kiện tự động hủy đơn hàng

TikTok Shop sẽ tự động hủy đơn hàng trong các trường hợp sau:

Đối với đơn hàng tiêu chuẩn

1. Sau ba ngày làm việc kể từ khi đơn hàng được tạo thành công mà chưa sắp xếp giao cho đơn vị vận chuyển.
2. Sau năm ngày làm việc nếu đơn hàng hiển thị đã sẵn sàng vận chuyển nhưng chưa được lấy bởi nhà cung cấp dịch vụ kho vận.

Đối với đơn đặt trước

• Đơn hàng sẽ tự động hủy nếu không được giao trước ngày vận chuyển dự kiến, tức là phải tính thêm hai ngày vào số ngày mà người bán đã chọn để vận chuyển.

Thời gian vận chuyển và tự động hủy

Người bán có thể chọn khoảng thời gian vận chuyển từ ba đến ba mươi ngày. Theo đó, ngày vận chuyển dự kiến được xác định bằng:

Ngày tạo đơn hàng + Số ngày vận chuyển + 2 ngày theo lịch

Nếu đơn hàng không được cập nhật lên trạng thái “Đã vận chuyển” vào ngày vận chuyển dự kiến, hệ thống sẽ tự động thực hiện hủy đơn.

Làm thế nào để ngăn chặn tự động hủy?

Để tránh tình trạng tự động hủy đơn hàng, nhà cung cấp nên chú ý đến một số điểm sau:

1. Sắp xếp đơn hàng kịp thời: Đảm bảo mọi đơn hàng được chuyển sang trạng thái “Cần vận chuyển – Chờ lấy hàng” trong vòng ba ngày làm việc.
2. Thông báo tới đội ngũ dịch vụ: Nếu dịch vụ vận chuyển không lấy hàng sau một ngày theo lịch, cần thông báo ngay.
3. Duy trì hàng tồn kho: Đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng sẵn sàng để giao.
4. Vận chuyển đúng hạn: Đảm bảo đơn hàng được vận chuyển đúng thời gian đã cam kết.
5. Thường xuyên kiểm tra trạng thái đơn hàng: Theo dõi để đảm bảo không xảy ra tình trạng chậm trễ trong quá trình giao hàng.

Ví dụ về quy trình xử lý đơn hàng

Để giúp người bán hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình, dưới đây là một số ví dụ:

Ví dụ 1: Đơn hàng được tạo vào thứ tư

• Nếu đơn hàng không được chuyển sang trạng thái “Cần vận chuyển – Chờ lấy hàng” vào cuối ngày làm việc, việc tự động hủy sẽ diễn ra.

Ví dụ 2: Đơn hàng được tạo vào chủ nhật

• Do chủ nhật không phải là ngày làm việc, nếu đơn hàng không chuyển sang trạng thái “Cần vận chuyển – Chờ lấy hàng”, tự động hủy vẫn sẽ diễn ra vào cuối ngày làm việc tiếp theo.

Ví dụ 3: Đơn hàng tạo vào ngày nghỉ lễ

• Giống như trường hợp chủ nhật, nếu không chuyển sang trạng thái cần thiết, tự động hủy vẫn sẽ được kích hoạt.

Những câu hỏi thường gặp

Người bán có được thông báo trước khi đơn hàng bị hủy không?

Có, TikTok Shop sẽ gửi thông báo qua email cho người bán ít nhất một ngày trước khi đơn hàng bị tự động hủy.

Hủy đơn hàng có ảnh hưởng như thế nào đến cửa hàng?

Việc tự động hủy đơn hàng có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Để tránh trường hợp này, người bán nên vận chuyển hàng hóa trước thời hạn quy định.

Mất hàng trong quá trình vận chuyển có dẫn đến tự động hủy không?

Theo quy định của TikTok Shop, nếu hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển do lỗi của dịch vụ vận chuyển, TikTok Shop sẽ hoàn tiền cho người mua và tự động hủy đơn hàng.

Chính sách tự động hủy đơn hàng của TikTok Shop là một phần quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Các nhà cung cấp cần chủ động tìm hiểu và tuân thủ những quy định này để đảm bảo không bị mất quyền lợi và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Việc nâng cao trách nhiệm trong quá trình giao hàng không chỉ giúp người bán tránh được tình trạng hủy đơn mà còn góp phần tạo dựng niềm tin và uy tín cho cửa hàng trên nền tảng TikTok Shop.